Как сделать корпоративную почту на домене

Пожалуй, не осталось уже людей, которые не знают, что такое email. А ящиками типа название@yandex.ru или название@mail.ru пользуются многие в личных целях. А вы знаете, что открыть электронный ящик можно на своем домене?

Зачем создавать почту на домене

• Связь с клиентами, партнерами, поставщиками. Существует возможность создания единой системы, внутри которой предусмотрены общие настройки, приводящие переписку по email к единому стандарту и сокращающие время на отправку писем. Можно подсчитывать обращения, контролировать качество ответов и т. п.
• Удобство для сотрудников. Для того, чтобы не «путать личную шерсть с государственной». Рабочий почтовый ящик дисциплинирует  сотрудника, помогает в ощущении себя частью команды. 
• Общий файлообменник внутри компании. Можно расширить или ограничить доступ к каким-то документам по домену, что повышает уровень защиты данных.
• Контроль за работой. Эффективное отслеживание активности сотрудников. Актуально для отделов, которые отвечают на вопросы по электронной почте.

Обычно почтовые ящики типа название@вашдомен используются в коммерческих целях. Выглядят они более солидно, показывают принадлежность сотрудника к компании, риски их взломов и работоспособность зависят только от вашей службы безопасности.

К тому же, с корпоративного почтового ящика вы можете осуществлять массовую рассылку писем через почтовые сервисы.

Полезные советы или Как вы яхту назовете

Для корпоративной почты используйте понятные имена, чтобы их было легко диктовать по телефону. При этом получатель письма должен понять, от кого оно пришло. 

• info@вашдомен — секретарь, связь с общественностью, СМИ.
• support@вашдомен — техподдержка клиентов.
• sales@вашдомен — отдел продаж.
• director@вашдомен — руководство.
• фамилия@вашдомен — для сотрудников.

Внимание! При увольнении сотрудника придется собирать почту с ящика фамилия@вашдомен на другие почтовые ящики, чтобы не потерять связь с клиентами. А при введении в штат нового работника вам придется создавать новый корпоративный ящик. Это неудобно и трудозатратно. Поэтому вместо фамилия@вашдомен рекомендуем регистрировать почтовые ящики по должностям, например: manager@вашдомен, realtor@вашдомен, programmer@вашдомен и т.п.

Пример неблагозвучного домена или Беда, а не Победа

Посмотрите, как выглядит вот этот домен и попробуйте произнести вслух название любого почтового ящика.

В русскоязычной транскрипции это звучит как «оренбург-си-си-ай точка ру». Согласитесь, название домена настраивает на несерьезный лад. Кроме того, как диктовать такой электронный адрес по телефону? Абонент постоянно переспрашивает: «Си русская или английская?», «Два «си» или одно?» или «А какая «ай» — с точкой или без? А как она пишется?» и т.д. 

Еще один пример:

Как вы думаете, какая первая буква в названии этого корпоративного ящика — L или I? Вот и для получателя это останется загадкой.

Поэтому выбирайте удобные и благозвучные названия.

Почта на домене — как ее создать

У вас для этого есть, как минимум, два пути:

• организовать почтовые ящики на хостинге (обычно это бесплатно);
• подключить свой домен в почтовых сервисах Yandex, Gmail, Mail и т.д. За копоративную почту в Яндекс и Mail.ru платить не нужно, а вот Gmail взимает ежемесячную плату за каждого пользователя.

Почтовый ящик на хостинге — шаг за шагом

Рассмотрим данный процесс на примере хостера Beget, когда домен у вас уже подключен, а сайт размещен на веб-сервере.

Войдите в свой аккаунт и выберите раздел «Почта». 

В списке сайтов укажите на необходимый домен. Укажите название ящика и сгенерируйте пароль.

Почтовый ящик успешно создан!

Кликните на email, чтобы настроить антиспам, автоответчик и перенаправление.

Теперь вы можете пользоваться новой почтой. Нажмите на изображение конверта.

Читайте ваше первое письмо в системе Beget.

В нем содержатся инструкции по настройке почтового ящика.

Этот почтовый ящик вы можете просматривать в Mail, Yandex и т.д. 

Как подключить корпоративный почтовый ящик к Mail.ru 

Зайдите в существующий аккаунт Mail.ru и добавьте новый ящик.

Введите данные для входа из первого письма, которое прислал вам хостер.

Затем имя и фамилию. И почтовый ящик успешно подключится к Mail.ru!

На примере Mail мы рассмотрели, как можно подключать ране созданные почтовые ящики. А можно ли их создавать в сторонней системе?

Яндекс и доменая почта

Войдите в Яндекс.Почту.

Там есть несколько тарифов для бизнеса, в том числе бесплатный.

Выберите подходящий и добавьте свой домен. Подтвердите его.

Введите настройки на домене, которые требует Yandex там, где изменяется DNS. У нас это хостер Бегет. Введите новое поле MX-записи и TXT-запись для DKIM-подписи. Данные обновятся в течение 72 часов, и вы сможете создавать почту на Яндексе.

Google и доменная почта — подключаем

Войдите в Google Suite. Укажите название компании, число сотрудников, страну, ваше имя и почтовый ящик в Gmail (рабочий). Затем сервис потребует указать домен и пароль. Подтвердите ваш домен так же, как и в предыдущем случае.

Удалите все МХ-записи. Создайте новые, которые выдал вам G Suite. Подтвердите право на владение доменом.

Перейдите в Приложения — G Suite — Gmail — Аутентификация эл. почты. Чекните домен и создайте новую запись для него.

Скопируйте сгенерированное значение TXT  и в DNS-управлении создайте новую TXT-запись для домена.

Вернитесь в Gmail и закончите аутентификацию. Ящики для почты можно будет создавать  через 48 часов или немного раньше.

Как создать доменную почту на Mail

Войдите в Майл ру для бизнеса. Подключите домен.

Подтвердите принадлежность домена. Сервис предлагает воспользоваться одним из четырех способов. Выберите один из них.

Затем также настройте на домене в системе управлением DNS предложенные Mail записи и DKIM-подпись, а затем подтвердите их изменение. Через несколько часов вы сможете добавлять новых пользователей и открывать для них почтовые ящики.

Таблица 1. Как выбрать почтовый сервис — сравнение

Опции	Mail	Яндекс	G Suite от Gmail
Стоимость	0	от 0	Платный. Тестовый период — 14 дней.
Количество ящиков	500	1000
Дополнительные инструменты	Редактирование документов.Календарь.МессенджерОблачное хранилище.Мобильные приложения.	Антивирус, антиспам.10 ГБ диска.Календарь.Мессенджер.Управление проектами.База знаний.	Видео-чат, голосовой чат.Календарь.Работа с документами совместно.Хранение в облаке.Мобильные приложения.

Резюме

• Выберите удобный сервис.
• Добавьте домен. 
• Измените MX, SPR-записи и DKIM-подписи.
• Подождите, пока записи на домене обновятся.
• Добавляйте сотрудников и открывайте им новые почтовые ящики.