Топ-10 планировщиков задач для ведения проектов и управления сотрудниками

Эффективное планирование задач — один из важнейших факторов успеха любого бизнеса. Однако выбрать из множества доступных на рынке инструментов и сервисов становится всё сложнее. В данной статье мы проведём обзор десяти лучших планировщиков задач для бизнеса и расскажем о том, как они помогают управлять проектами, оптимизируют рабочий процесс и повышают производительность. Мы сравним бесплатные и платные сервисы, рассмотрим особенности каждого, чтобы вы могли выбрать подходящий планировщик задач для сотрудников и руководства.

Обзор лучших планировщиков задач для бизнеса

LeaderTask

Этот российский таск-менеджер является одним из самых популярных на рынке и доступен на платформах Windows, macOS, iOS, Android, Web. Разработчики утверждают, что он отлично подходит для небольшого бизнеса и успешно интегрируется в жизнь сотрудников. А если вы уже задумываетесь о масштабировании своего бизнеса, советуем прочитать статью.

Преимущества

• возможность настроить совместную работу с командой: в приложении есть корпоративный чат и статистика по каждому сотруднику;
• вложенность задач и проектов без ограничений;
• возможность сформулировать цели и приоритизировать под них определенные задачи;
• отображение статуса онлайн пользователя и нахождения в проекте, функции “Карма” и “Инспектор” для контроля за выполнением обязанностей;
• бесплатное облачное хранилище;
• разграничение личных и общих проектов;
• неограниченность в построении задачи: к каждой задаче вы можете добавить цветовой индикатор, описание, ссылку, файл, чек-лист;
• удобная настройка напоминаний по дате и местоположению;
• доступность приложения на всех платформах и синхронизация данных.

Недостатки

• на разных платформах — разный функционал;
• в бесплатной версии отсутствует часть функций, необходимых для командной работы;
• пользователи отмечают несовременный дизайн мобильного приложения и периодические проблемы с запуском на ПК.

Тарифы

• бесплатно: включает достаточно широкий функционал, но ограничивает количество задач, меток, напоминаний;
• премиум — 249 рублей в месяц: неограниченное использование напоминаний, проектов, чек-листов, повторяющихся задач и возможность хранения информации в облаке;
• бизнес — 379 рублей в месяц: возможность выполнять общие проекты и создавать поручения сотрудникам;
• бизнес+ — 499 рублей в месяц: построение очереди задач, создание регламента для новых сотрудников, контроль выполнения поручений и другие дополнительные функции.

Asana

Сервис подходит как для личного использования, так и для совместной работы над проектами. Помимо стандартного списка, хронологии и календаря, в нём есть функция планирования задач по системе канбан. 

Система канбан — это метод управления производством, основанный на визуализации рабочего процесса. На доске канбана, как правило, есть три колонки: “В работе”, “Ожидание”, “Выполнено”. Каждая задача представлена на карточке, которую можно перемещать по колонкам. Это позволяет лучше контролировать процесс выполнения задач и повышает эффективность работы.

Преимущества:

• большие возможности для детализации задач и создания собственных шаблонов;
• современный интерфейс, в котором легко разобраться;
• удобно работать над проектами в совместном режиме: все участники могут видеть изменения, комментировать задачи и отслеживать свой прогресс;
• интеграция с другими инструментами (Google Drive, Dropbox, Slack и многие другие);
• метки, теги, повторения задач без ограничений;
• бесконечная вложенность задачи;
• сервис анализирует проделанную работу в разделе “Отчёты”, что позволяет увидеть работу команды и улучшить показатели.

Недостатки:

• в бесплатной версии можно добавлять в команду до 15 человек;
• некоторые пользователи отмечают нестабильную работу уведомлений.

Тарифы

• Basic — бесплатно: неограниченное количество задач и проектов, но можно добавлять максимум 15 сотрудников;
• Premium — $ 13,49 в месяц: неограниченное количество сотрудников, дополнительные функции для отчетности, конструктор рабочих процессов;
• Business — $ 30,49 в месяц: разработка стратегических инициатив, контроль производительности команды.

Битрикс24

Этот облачный сервис для совместной работы помогает автоматизировать рабочие процессы компании. Также инструменты этого планировщика позволяют использовать его в качестве корпоративной соцсети. Всё это делает его оптимальным вариантом для среднего и крупного бизнеса. 

Преимущества:

• широкий функционал в бесплатной версии: от канбан-досок до диаграммы Ганта;
• корпоративные чаты и звонки для общения в команде;
• роботизация бизнеса;
• наличие CRM-системы позволяет отслеживать и анализировать все этапы сделок, импортировать и экспортировать файлы с CRM-данными;
• интеграция с множеством других инструментов, необходимых для организации процесса работы крупных предприятий;
• возможность отслеживать информацию о товаре, доставке и платежах. Больше о платежных системах можно прочитать здесь. 

Недостатки:

• базовый платный тариф позволяет добавлять в команду лишь 5 человек; 
• отсутствие кастомизации вынуждает работать в рамках, установленных разработчиками;
• некоторые пользователи отмечают неудобный конструктор сайтов. О других конструкторах для интернет-магазинов можно прочитать по ссылке.

Тарифы:

• бесплатный: предоставляет доступ к основным функциям сервиса;
• базовый — 2490 рублей в месяц: до пяти сотрудников, чаты и звонки;
• стандартный — 6990 рублей в месяц: до 50 сотрудников, дополнительные возможности CRM;
• профессиональный — 13990 рублей в месяц: до 100 сотрудников, 1024 гб в облачном хранилище, расширенные возможности администрирования;
• энтерпрайз — 33990 рублей в месяц: до 250 сотрудников, 3 тб в облачном хранилище, приоритетная поддержка.

TickTick

Данный планировщик разделяет задачи по базовым спискам (сегодня, неделя, выполняющиеся, завершенные, корзина). Он будет удобен для личного использования и поможет оптимизировать работу небольшой компании. Приложение доступно на Windows, macOS, iOS, Android, Web.

Преимущества:

• есть совместный доступ, можно оставлять комментарии к задачам;
• возможность создать задачу из электронного письма или добавить с помощью голосового ввода;
• бесконечная вложенность задачи;
• простой и понятный интерфейс, где нет ничего лишнего;
• возможность анализировать проделанную работу;
• есть таймер продуктивности, трекер привычек и привязка к локации.

Недостатки:

• в бесплатной версии предлагается только по два уведомления на каждую задачу;
• доступ к синхронизации с календарем тоже доступен только в платной версии;
• приложение не полностью переведено на русский язык;
• приобрести платную версию приложения с помощью российских карт не получится.

Тарифы:

• бесплатный: базовые функции, ограничение на пользование календарем и количество проектов и уведомлений;
• платный — $2,4 в месяц: полный доступ к функционалу приложения. 

Remember The Milk

Простое приложение с забавным дизайном, объединяющее в себе большую часть необходимых функций: задачи здесь можно разделить по папкам или выделить подзадачи, ими можно делиться с коллегами, о них можно присылать напоминания в мессенджеры, их можно добавлять по электронной почте и повторять неограниченное количество раз. Приложение доступно на всех платформах.

Преимущества:

• для каждой задачи можно добавить напоминание с датой, временем, названием и характеристикой, датой и местом, а уведомление придет на почту или в мессенджер;
• к задачам также можно прикреплять файлы и теги, оформлять их в списки и в “умные листы”;
• интеграция с Gmail, Google Calendar, Twitter и Evernote.

Недостатки:

• добавление подзадач и их сортировка доступны только в платном варианте;
• недостаточно инструментов для совместной работы.

Тарифы:

• бесплатный: дает доступ к функциям для личного использования;
• платный — $39.99 в год: появляется больше сервисов для интеграции, списками можно делиться с другими пользователями, появляется больше возможностей для кастомизации.

WorkZen

Планировщик задач от российского сотового оператора “МТС” создан специально для ведения проектов и управления сотрудниками. Здесь можно планировать цепочки связанных задач и проводить аналитику, вместо “проектов” здесь “пространства”, а в платном варианте можно настроить интеграцию с Telegram ботом, магазином VK и формой на Tilda.

Преимущества:

• неограниченное количество приглашенных пользователей;
• можно разделять работу на подзадачи и распределять их автоматически;
• для каждого пользователя и каждой задачи можно выбрать определенный уровень доступа;
• есть инструменты для аналитики.

Недостатки: 

• приложение всё ещё находится на стадии доработки, поэтому часть функционала, необходимого для бизнеса, отсутствует;
• нет интеграций с другими управленческими сервисами.

Тарифы:

• бесплатно: базовый тариф с ограниченным функционалом и отсутствием бизнес-инструментов;
• тариф “НОРМ” — 2150 рублей в месяц: полный функционал, до 7 проектов;
• тариф “ПРО” — 6500 рублей в месяц: полный функционал, неограниченное количество проектов.

YourGile

Этот специализированный планировщик задач для бизнеса визуально напоминает Trello, ушедший с российского рынка, поэтому сможет стать удачным решением для тех компаний, которые раньше работали с американским приложением. Сервис доступен на всех платформах.

Преимущества:

• возможность сортировать внутри и вне проектов, создавать любое количество подзадач и to-do листов;
• гибкие напоминания о дедлайнах для всех участников проекта;
• любую задачу можно скопировать, продублировать, переместить в другой проект или доску;
• есть возможность прикреплять файлы, ссылки, редактировать сообщения в чатах;
• для каждого пользователя можно создать роль и определить уровень доступа для неё;
• к каждой задаче генерируется Excel-отчет, его можно выгрузить в любой момент;
• есть коробочная версия, которая устанавливается на серверное оборудование компании.

Недостатки:

• в бесплатной версии можно добавить до 10 пользователей;
• нет интеграции со сторонними сервисами.

Тарифы:

• бесплатный: до 10 пользователей можно добавить бесплатно, доступ к полному функционалу;
• платная облачная версия — от 333 рублей в месяц за каждого пользователя: доступ к полному функционалу, ограничение на размер прикрепленных файлов;
• платная коробочная версия — от 579 рублей в месяц за пользователя: без ограничений, приоритетная поддержка.

Singularity App

Приложение от российских разработчиков с запоминающимся дизайном и привычным функционалом появилось на рынке недавно. Оно подойдёт для личного планирования и организации работы совсем небольших предприятий. Представлено на платформах iOS, Android, Windows, MacOS, Linux.

Преимущества:

• задачи раскладываются по удобным папкам (входящие, сегодня, планы, календарь, архив, когда-нибудь, корзина);
• добавить задачу можно с помощью голосового ввода, через виджет, Telegram бот, электронную почту;
• двухсторонняя синхронизация с сервисом Google Calendar, позволяющая ставить задачи и в мобильном приложении, и в календаре;
• неограниченная вложенность проектов и задач;
• в платной версии имеет режим совместной работы над проектами;
• имеет собственные режимы фокусировки для мобильного устройства, темы и широкую палитру цветов для каждого тега или задачи;
• в приложении есть таймер продуктивности, функция распечатки и распознавания написанного плана задач;
• возможна единоразовая покупка приложения навсегда.

Недостатки:

• интерфейс приложения не всегда интуитивно понятен, приходится сначала изучать иконки и обозначения;
• отсутствие необходимых для крупных компаний инструментов управления и администрирования.

Тарифы:

• бесплатный: для личного использования, нет совместного доступа, ограниченные интеграции;
• варианты платного тарифа — 199 рублей в месяц, 1999 рублей в год, 5999 рублей навсегда: доступ к полному функционалу приложения.

Pyrus

Этот планировщик от российских разработчиков представляет собой систему, объединяющую в себе инструменты для оптимизации различных бизнес-процессов. В бесплатной версии приложения ограничивается не количество сотрудников, а доступные пользователям функции.

Преимущества:

• неограниченное количество сотрудников в бесплатной версии;
• задачи могут быть представлены в списках, на канбан досках, в календаре;
• возможность учитывать связи между задачами и отслеживать время, потраченное на выполнение отдельной задачи или цепочки;
• система электронного документооборота внутри компании может быть полностью переведена в планировщик задач;
• интеграция с электронной почтой и мессенджерами, а также системой 1С;
• автоматизация рабочих процессов.

Недостатки: 

• широкий функционал приложения не позволяет быстро разобраться в нём, необходимо дополнительно изучать инструменты и функции сервиса.

Тарифы:

• бесплатный: неограниченное количество сотрудников, неполный функционал, 1 гб файлов в облачном хранилище;
• облачный — 279 рублей за пользователя в месяц: неограниченный функционал, 100 гб в облачном хранилище;
• безоблачный — от 42000 рублей в месяц: установка внутри корпоративной сети, развертывание на собственных серверах компании, неограниченный объем хранения файлов.

MyLifeOrganized

Структурированный планировщик со сдержанным оформлением удобно использовать для организации задач и управления целями. Приложение можно скачать на iOS, Android, Windows, Mac, веб-версии не предусмотрено. 

 Преимущества:

• элементарный интерфейс без лишних деталей;
• бесконечная вложенность задач и проектов, наличие подзадач;
• возможность устанавливать приоритеты и цели на конкретные периоды;
• функция напоминаний по дате, времени, местоположению;
• оформление списков, заметок, тэгов (в приложении — флаги);
• двухсторонняя синхронизация с Google Calendar;
• возможность добавлять к задачам контексты “дом”, “работа” и другие, также можно фокусироваться на определенной задаче.

Недостатки:

• отсутствие веб-версии;
• некоторые пользователи отмечают проблемы с оплатой подписки;
• нет как такового совместного режима, хотя остается возможность делиться задачами с другими пользователями.

Тарифы:

• бесплатно: ограниченный функционал, на Windows бесплатной версии нет;
• Pro — единоразовая покупка за $29.99: полный набор функций, облачная синхронизация устройств оплачивается отдельно.

Какой из планировщиков задач выбрать?

Мы рассказали о лучших, на наш взгляд, планировщиках задач для бизнеса, которые помогут вам контролировать рабочие процессы наиболее выгодным образом распределять ваше время. Несмотря на то, что суть этих сервисов одна и та же, каждый из них имеет свои характерные особенности и кардинально отличается от других. Итак, на что же опираться при выборе оптимального помощника для вашего бизнеса?

1. Функционал. Здесь важно не только многообразие полезных инструментов, но и ясность в их использовании. Выбирайте такой планировщик, который будет совмещать в себе все необходимые вам функции, но не будет перенасыщен ими.
2. Бюджет. Здраво оцените текущие возможности и амбиции вашего бизнеса. Правильно подобранный инструмент повысит производительность вашего предприятия, для этого важно правильно расставить приоритеты.
3. Удобный и приятный интерфейс. Пусть пользование сервисом вызывает у вас и ваших сотрудников приятные эмоции, а не скуку или затруднение. Чтобы не тратить время и деньги на обучение сотрудников новым навыкам, подбирайте интуитивно понятный дизайн приложения.
4. Автоматизация процессов. Планировщик задач должен освободить ваше время, а не отнять. Выбирайте также сервисы с автоматическими уведомлениями и напоминаниями, так вам не придется держать всё важное в голове.
5. Структурирование задач. Обратите внимание на отображение проектов и тасков: это могут быть доски, списки, календари и диаграммы.
6. Интеграция. Связь с другими приложениями и сервисами облегчит коммуникацию.
7. Отчетность. Важно, чтобы приложение само формулировало результаты работы и способы оптимизации. Так вы сможете отслеживать эффективность и загруженность ваших сотрудников.
8. Все сервисы в нашем Топ-10 имеют бесплатные версии, поэтому вы всегда можете попробовать разные варианты и выбрать оптимальный для вашей компании.
9. Учитывайте мнение ваших сотрудников, если выбираете планировщик для всей компании. Удобно, когда прямо внутри приложения настроены способы коммуникации между сотрудниками и руководителем.
10. Обратите внимание на продукты российских разработчиков. Многие зарубежные компании покинули рынок, а некоторые сервисы просто стало невозможно оплачивать с российских счетов. Количество подобных приложений постоянно растет, поэтому вам будет из чего выбрать на отечественном рынке, чтобы, в случае чего, не пришлось прощаться с полюбившимся зарубежным сервисом.